Nom légal et mention légale du sexe
Nom légal
Votre nom légal est celui qui apparaîtra sur votre grade, diplôme ou certificat au terme de vos études, ainsi que sur vos factures électroniques, vos reçus fiscaux et votre relevé de notes officiel. C’est aussi le nom qu’utilise le gouvernement du Québec pour créer votre code permanent.
Lorsque vous aurez accepté l’offre d’admission et procédé à votre inscription à l’Université McGill, nous vérifierons si le nom inscrit sur votre demande d’admission correspond au nom légal figurant sur les documents suivants. Si ce n’est pas le cas, nous le modifierons.
Étudiant(e)s canadien(ne)s ou résident(e)s permanent(e)s
- Certificat de naissance canadien, copie de l’acte de naissance, ou carte ou certificat de citoyenneté canadienne (Remarque : Le passeport canadien n’est pas accepté.)
- Fiche relative au droit d’établissement d’Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada (IMM 1000 ou IMM 5292 ou IMM 5688 et carte de résidence permanente)
- Certificat de mariage délivré à l’extérieur du Québec; si le certificat est rédigé dans une langue autre que l’anglais ou le français, celui-ci doit être traduit vers l’une de ces deux langues par une traductrice ou un traducteur agréé. (Remarque : Seuls les certificats de mariage québécois délivrés avant 1984 sont acceptés.)
- Certificat de changement de nom ou certificat de changement de la mention du sexe et de nom délivré par le Directeur de l’état civil du Québec ou par toute autre autorité en la matière dans les autres provinces canadiennes (Important : Le certificat doit être accompagné du permis de conduire ou de la carte d’assurance maladie indiquant le nouveau nom.)
Étudiant(e)s internationaux(-ales)
- Permis d’études ou de travail d’Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada
- Certificat d’acceptation du Québec (CAQ)
- Passeport international (Remarque : Ce document doit être soumis par les étudiant[e]s inscrit[e]s à un programme d’études ne menant pas à un diplôme ou d’une durée inférieure à six mois; en ce qui concerne les étudiant[e]s ayant changé de nom, le passeport international sera accepté s’il est soumis avec un certificat de changement de nom.)
- Certificat de naissance international (accompagné d’une traduction officielle vers l’anglais ou le français)
- Lettre du consulat canadien ou de l’ambassade canadienne de l’étudiant(e) international(e)
- Certificat de mariage délivré à l’extérieur du Québec; si le certificat est rédigé dans une langue autre que l’anglais ou le français, celui-ci doit être traduit vers l’une de ces deux langues par une traductrice ou un traducteur agréé. (Remarque : Seuls les certificats de mariage québécois délivrés avant 1984 sont acceptés.)
- Certificat de changement de nom ou certificat de changement de la mention du sexe et de nom délivré par une autorité gouvernementale à l’extérieur du Canada (Important : Le certificat doit être accompagné du passeport international ou du permis de conduire indiquant le nouveau nom.)
Si la graphie du nom diffère d’un document à l’autre, l’Université McGill utilisera le nom inscrit sur le premier document de la liste ci-dessus.
Si l’Université McGill a besoin d’une copie de l’un des documents ci-dessus, les deux côtés ou toutes les pages du document doivent être copiés et envoyés.
Pour modifier le nom légal indiqué dans votre dossier étudiant, vous devez :
- remplir le Formulaire de changement des données personnelles;
- fournir à l’Université une copie d’un document juridique approprié indiquant le nouveau nom légal (si ce n’est pas déjà fait); voir plus haut la liste des documents acceptés;
- envoyer le formulaire dûment rempli et la copie du document juridique requis sous forme de pièce jointe (en format PDF ou TIFF) à permcode@mcgill.ca.
Mention légale du sexe
Pour modifier la mention légale de votre sexe, vous devez :
- remplir le Formulaire de changement des données personnelles;
- fournir à l’Université une copie d’un document juridique approprié indiquant la nouvelle mention légale du sexe (si ce n’est déjà fait); vous trouverez la liste des documents acceptés dans la section ci-dessus intitulée Nom légal;
- envoyer le formulaire dûment rempli et la copie du document juridique requis sous forme de pièce jointe (en format PDF ou TIFF) à permcode@mcgill.ca.
Prénom privilégié
À l’Université McGill, vous êtes inscrit(e)s sous votre nom légal, tel qu’il figure dans les documents officiels – certificat de naissance ou permis d’études, par exemple – que vous avez fournis à l’Université. Ce nom sera employé sur les documents officiels, comme les relevés de notes ou les diplômes.
Votre prénom privilégié est un nom par lequel on s’adresse normalement à vous et qui est différent de votre prénom légal. La procédure relative aux prénoms privilégiés permet aux étudiant(e)s d’utiliser un autre prénom à certaines fins pendant leurs études à l’Université McGill.
Les étudiant(e)s qui souhaitent utiliser un prénom privilégié doivent entrer cette information dans Minerva dès que possible afin de s’assurer que leur prénom privilégié est utilisé le plus largement possible.
Le prénom privilégié est affiché sur tous les documents et outils universitaires non officiels, tels que les suivants :
- Cartes étudiantes de McGill
- Listes de classe
- Relevés de notes non officiels
- Pour une liste complète d’exemples, veuillez vous référer à la section Dossiers des étudiant(e)s.
Le nom légal de l’étudiant(e) doit figurer sur les documents officiels de l’Université, par exemple :
- Relevé de notes officiel de l’Université
- Rapports au gouvernement
- Lettres d’attestation
- Diplômes et certificats
- Factures électroniques des droits de scolarité
- Pour une liste complète d’exemples, veuillez vous référer au site Web des Dossiers des étudiants.
Il est important de noter qu’une demande d’utilisation d’un prénom privilégié à l’Université McGill ne modifie pas le nom légal de l’étudiant(e) dans le dossier de l’étudiant(e) de l’Université ou dans les dossiers des autorités gouvernementales.
Vous pouvez indiquer un prénom privilégié dans votre demande d’admission ou, une fois admis(e), dans Minerva. Dans Renseignements personnels, sélectionnez Changement de nom et pronom, puis ajoutez votre prénom privilégié dans le champ prévu à cet effet.
Vous pouvez aussi demander que votre prénom privilégié soit utilisé dans votre adresse courriel de l’Université en remplissant le formulaire de demande d’alias d’adresse courriel sur la plateforme ServiceNow du Service des technologies de l’information. Pour de plus amples renseignements, consultez le site Web des Dossiers des étudiants; vous y trouverez une foire aux questions sur le prénom privilégié.
Vérification du nom
Vous devez vérifier l’exactitude de votre nom dans votre dossier étudiant de McGill via Minerva. Pour ce faire, allez dans Renseignements personnels > Changement de nom et pronom, où vous pouvez faire des corrections mineures telles que changer la casse (majuscule/minuscule), ajouter des accents et des espaces. Vous pouvez également ajouter un prénom privilégié différent de votre prénom légal, qui sera utilisé à l’interne à McGill.
Pour plus d’informations sur la procédure relative aux prénoms privilégiés, consultez le site Web des Dossiers des étudiants.
Vous ne pouvez pas changer votre nom légal via Minerva. Veuillez plutôt vous référer au site Web des Dossiers des étudiants. La demande de changement de nom légal doit être accompagnée de documents officiels (voir la section Nom légal et mention légale du sexe). Pour ajouter un prénom privilégié, consultez la section Prénom privilégié.
Remarque à l’attention des étudiant(e)s de l’École d’éducation permanente : Les demandes pour de tels changements doivent être faites en personne, au Service à la clientèle de l’École d’éducation permanente, et être accompagnées de documents officiels (voir la section Nom légal et mention légale du sexe).