Politique sur l’accès aux dossiers

L’Université envoie les relevés de compte et toute autre correspondance directement aux étudiant(e)s. Vous gardez le contrôle total sur les personnes qui ont accès à vos dossiers ou à vos comptes; toutefois, les responsables et les membres du personnel de l’Université ont également accès aux parties pertinentes de vos dossiers pour un usage reconnu et légitime. L’Université n’envoie pas de rapports d’étape ou d’autres informations à vos parents et/ou commanditaires, sauf si vous en faites la demande expresse par écrit.

Les renseignements personnels fournis au moment du dépôt de candidature ou de l’inscription seront traités conformément à la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (la « Loi sur l’accès ») du Québec et à l’Avis de confidentialité de l’Université McGill.

Aux fins de consentement et de reconnaissance, les renseignements personnels sont les suivants :

• les renseignements personnels soumis lors du dépôt de votre candidature;
• les renseignements personnels recueillis dans votre dossier étudiant lors de votre inscription à l’Université;
• Les renseignements personnels comprennent, sans s’y limiter, les suivants : nom, adresse, numéro de téléphone, courriel, date de naissance, citoyenneté, identifiants de McGill, programme, statut étudiant et informations relatives au dossier universitaire.

Si vous vous inscrivez à l’Université McGill, le présent avis de consentement s’appliquera à tous les renseignements personnels recueillis pendant vos études.

Vous avez le droit de demander l’accès et la correction de vos informations personnelles. Vous pouvez également vous opposer à la divulgation de vos renseignements personnels dans certaines circonstances. Pour de plus amples renseignements sur les pratiques de l’Université McGill en matière de protection de la vie privée et sur vos droits concernant vos renseignements personnels, veuillez consulter notre Avis de confidentialité. Les étudiant(e)s inscrit(e)s peuvent s’opposer à la divulgation de certains renseignements personnels en remplissant un formulaire d’opposition.

Sur présentation de votre demande d’admission et si vous vous inscrivez, l’Université McGill peut :

• recueillir et conserver vos renseignements personnels dans le but de traiter votre demande d’admission à l’Université et de gérer votre dossier étudiant;
• échanger certains renseignements personnels avec votre établissement d’attache, dans le cadre d’un accord entre McGill et votre établissement d’attache, si vous venez à McGill dans le cadre d’un échange;
• archiver définitivement vos renseignements personnels deux ans après la fin de vos études, à moins que McGill ne modifie sa politique à l’avenir, afin de s’assurer qu’elle se conforme à la Loi sur les archives du Québec et au calendrier de conservation des documents de l’Université;
• obtenir des copies de vos relevés de notes auprès du ministère de l’Enseignement supérieur du Québec, du Centre de demande d’admission aux universités de l’Ontario et/ou du ministère de l’Éducation de la Colombie-Britannique, ou de toute autre entité analogue;
• demander et obtenir des renseignements personnels auprès du ministère de l’Immigration, de la Francisation et de l’Intégration (le ministère québécois chargé de l’immigration et de l’intégration culturelle et linguistique), d’Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada et/ou de la Régie de l’assurance maladie du Québec (l’organisme gouvernemental qui gère l’assurance maladie provinciale) afin de vérifier la validité de votre statut en matière d’immigration ou d’assurance maladie;
• valider auprès du ministère de l’Enseignement supérieur les informations relatives à votre citoyenneté et à l’établissement fréquenté antérieurement, si nécessaire et selon les exigences du processus d’admission et de détermination des droits de scolarité;
• vérifier toute information ou déclaration fournie dans le cadre de votre demande d’admission;
• communiquer avec vous par l’intermédiaire de l’Association des diplômées et diplômés de l’Université McGill et des bureaux de l’Université qui sont en contact avec les diplômé(e)s, étudiant(e)s et ami(e)s de McGill, dans le but de les informer des dernières nouvelles concernant l’Université et des occasions de soutien direct à l’Université, y compris des collectes de fonds, et de proposer des offres spéciales dont ces groupes pourraient bénéficier.

L’Université McGill peut communiquer les renseignements personnels contenus dans votre dossier d’admission ou étudiant aux personnes ou organismes suivants, si nécessaire à l’exercice de leur mission, aux fins du traitement de votre demande d’admission, de production de statistiques et, si vous vous inscrivez, d’administration de votre dossier étudiant, d’accès aux plateformes d’apprentissage et aux outils de communication de McGill, d’adhésion aux associations étudiantes et diplômées de McGill, ainsi que de soutien et d’accès aux possibilités d’apprentissage tout au long de vos études à McGill :

• Associations étudiantes reconnues par l’Université McGill pour les catégories d’étudiant(e)s auxquelles vous appartenez (informations limitées à vos coordonnées et à votre programme d’études)
• Écoles ou collèges que vous avez fréquentés
• Organisation ou ordre professionnels, s’il y a lieu
• Ministère de l’Immigration, de la Francisation et de l’Intégration et/ou Régie de l’assurance maladie du Québec; Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada et/ou ministères de l’Éducation ou de l’Enseignement supérieur
• Universités Canada, Association des registraires des universités et collèges du Canada et Bureau de coopération interuniversitaire (anciennement dénommé Conférence des recteurs et des principaux des universités du Québec [CREPUQ]), ou établissements membres de ces organisations, en vue des analyses liées à l’admission et à la production de statistiques
• Bibliothèques d’autres universités du Québec avec lesquelles l’Université McGill a conclu un accord de prêts interbibliothèques
• Instances compétentes qui fournissent des subventions externes ou internes destinées au paiement de vos droits de scolarité (les dossiers financiers peuvent également être divulgués à ces organismes)
• Étudiant(e)s et diplômé(e)s de l’Université se portant volontaires pour faciliter l’intégration de nouveaux(-elles) étudiant(e)s à l’Université
• Autres universités et collèges, à la discrétion de l’Université, si des informations liées à votre candidature sont jugées fausses et trompeuses, dissimulées ou non divulguées, ou si elles contiennent des preuves de malhonnêteté académique ou de conduite inappropriée
• Autorités réglementaires, organismes d’application de la loi ou autres personnes, dans la mesure où la loi l’autorise ou l’exige
• Service de réseautique et de communication de l’Université McGill dans le but d’inscrire votre adresse électronique de McGill dans un répertoire de courriels en ligne

Si des lettres de recommandation sont requises pour l’admission à un programme, on vous demandera d’autoriser l’Université à demander de telles lettres en votre nom aux personnes que vous lui aurez indiquées. Vous comprenez que chacune de ces personnes recevra des renseignements indiquant que vous avez fait une demande d’admission à l’Université McGill, y compris votre nom, le programme auquel vous avez postulé, la session universitaire à laquelle vous souhaitez commencer vos études et votre déclaration décrivant votre lien avec cette personne.

Outre l’information susmentionnée, si vous êtes candidat(e) aux études supérieures et postdoctorales, vous devrez autoriser l’Université à demander des lettres de recommandation en votre nom aux personnes que vous lui aurez indiquées. Vous comprenez que chacune de ces personnes recevra des renseignements indiquant que vous avez fait une demande d’admission à l’Université McGill, y compris votre nom, le programme auquel vous avez postulé, la session universitaire à laquelle vous souhaitez commencer vos études et votre déclaration décrivant votre lien avec cette personne.

Outre l’information susmentionnée, si vous êtes candidat(e) à la Faculté de droit, vous devrez consentir à la communication de renseignements personnels au Committee for Law Admissions Statistics, Services et Innovations (CLASSI) et au Programme d’études de droit à l’intention des autochtones, du Native Law Centre de l’Université de la Saskatchewan.

Outre l’information susmentionnée, si vous êtes candidat(e) à la Faculté de médecine et des sciences de la santé ou à la Faculté de médecine dentaire et des sciences de la santé orale dans le cadre d’études de premier cycle, aux cycles supérieurs ou postdoctorales, vous devrez consentir à la divulgation de renseignements personnels à d’autres établissements d’enseignement; aux superviseur(e)s cliniques; à l’hôpital ou au centre de santé affilié à l’université à laquelle vous vous inscrivez pour votre résidence ou vos stages; à l’Association des facultés de médecine du Canada, au Collège des médecins du Québec ou à l’Ordre des dentistes du Québec, ainsi qu’à tout organisme de jumelage. Vous devrez aussi déclarer tout état de santé préexistant qui pourrait nécessiter une déclaration auprès d’une autorité sanitaire ou des aménagements pour vous permettre de suivre la formation.

Outre l’information susmentionnée, si vous êtes candidat(e) à l’École de musique Schulich, vous devrez consentir à l’utilisation de votre nom et de photographies de vous aux fins de reconnaissance publique du mérite universitaire, de la publicité et de l’enregistrement audio et vidéo des concerts des orchestres étudiants en vue de leur diffusion sur différents supports et dans différents formats.

Au moment de soumettre votre demande, vous devrez reconnaître ce qui suit :

• L’Université McGill peut, à sa discrétion exclusive, annuler une admission obtenue sur la base de renseignements incomplets, faux ou inexacts figurant dans une demande d’admission ou les pièces justificatives. L’Université se réserve le droit de révoquer l’admission à tout moment.
• Si vous êtes admis(e) à l’Université McGill, vous serez tenu(e) de respecter les statuts, les règles, les règlements et les politiques en vigueur à l’Université et à la (aux) faculté(s) à laquelle (auxquelles) vous serez inscrit(e), y compris les politiques figurant dans l’annuaire de l’Université et les documents traitant des droits de scolarité. Vous devrez vous engager à observer de tels statuts, règles, règlements et politiques. Vos obligations débutent au moment de votre inscription et prennent fin conformément aux statuts, règlements et politiques de l’Université McGill.